トヨタ式カイゼンと時間管理


時間管理研究家 ツバサです。

 

それでは、今日は

 
「先送りしない7つのテクニック」
 
の続きをお伝えしたいと思います。
 
昨日お伝えした7つのテクニック
1~3をお伝えしました。
 
 

① 同じ書類(メール)を2度読まない(これ鉄則)

② 「重要でない仕事」から終わらせる。

③ メールの新着通知機能をオフにする。

④ ToDoは「細かく具体的に」。

⑤ ミーティングの終わりに「何を」と「いつまでに」
  を必ず確認する。

⑥ 「間違った完璧主義」をやめる。

⑦ 整理整頓する(特に仕事をするデスクやPCのデスクトップ画面)

 

それでは、続きの④から説明致しますね。

 

④ ToDoは「細かく具体的に」。
ToDoをリストアップする際に、大きなタスクにしてしまうと
非常に作業が進みづらくなります。
極力5分単位の作業に分けることがポイントです。
例えば、「夏休みの計画をたてる」
というタスクがあったとします。
さて、このタスク作業時間はどれくらいでしょうか。。
まったく分からなく無いですか??

 

ではこれを、分解したらどうでしょうか。。
・(家族)行く日程を決める(5分)
・(家族)目的を決める(山か海か?室内?屋外)(5分)
・(家族)遠くか近くか?(5分)
・(父)ネットで場所の調査をする(15分)
・(父)候補を2,3に絞る(5分)
・(家族)最終決定する(5分)
 

これだったら、大よそどれくらい掛かるか?
わかりますよね。。

 

このようにToDoを細かく具体的にすると
効率も良く、短時間で処理ができるため、
先送りも減ります。

 

⑤ ミーティングの終わりに「何を」と「いつまでに」
  を必ず確認する。

さっきの夏休みの計画で言うと、家族会議をしました。
「何 ⇒ ネットで場所の調査する」)
「いつまでに」⇒15分(15分後)
と決めると、次のアクションにつながります。
もし、これが決まっていないと、どうなるか??

 

恐らくお父さんは、どこうに行こうか?ネットで探しているうちに
ネットサーフィン天国に行ってしまうでしょう(笑)
しまいに、ポチっと旅行とまったく関係のない
何かを購入しちゃっているかもしれません。

 

⑥ 「間違った完璧主義」をやめる。

例えば、資料を明日までに
提出しなければとなった場合。

100%で出さなければと
ギリギリまで自分の100%(完璧)
を求めてやったのに、求められている資料と
違っていたとなってしまいます。

そうすると結果的に先延ばしになってしまう。
なのでポイントとしては、
60%~80%くらいで、
少し早目に提出する。

そこで求められている方向性が
間違っていないか?

まず確認できる。

その後、修正をしたら期限で100%で
終わらせることができますよね。

 

⑦ 整理整頓する
(特に仕事をするデスクやPCのデスクトップ画面)

生産性の上げるために重要なのが「集中力」です。
日本いや世界で一番生産性の高い場所ってどこだか分かりますか?
 
それは、「トヨタ」です。
 
よく「トヨタ式カイゼン」などの
本など見ることがあると思います。
 
いかに効率よく作業をするか??
 
日々改善されている究極の場所だと思います。
(カイゼンって英語になったくらいですからね。。)
 
以前、トヨタ式カイゼンの書籍を読んだ内容を
少しお話したいと思います。
実は、これってものすごく
「時間管理」と関係あるってご存知でしたか?
 
ストーリーとしては、
ある食品工場が生産性が非常に悪く
今年利益がでないと、工場を閉鎖しないと
いけない状況で、何とか工場の生産性を上げたいと、
超敏腕トヨタ式カイゼントレーナーに依頼し、
劇的にカイゼンしていくストーリーなんですが、
 
ここで、ひとつ質問です!!
 
 
このトレーナーが
一番最初に工場にやらせたことは
なんだと思いますか??
 
 
回答は明日します。。
 

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